Порядок оформления входящей корресподенции в организации


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Журнал входящей/исходящей корреспонденции в CRM

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Активировать демодоступ. В статье расскажем о правилах составления и оформления документов. Поделимся образцами важных бумаг. Дадим перечень основных реквизитов, которые придадут документах юридическую силу. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания.

Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию. На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации :. Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Стандарт определяет: состав реквизитов, требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:.

Узнать 7 опасных ошибок, которые лишают документ юридической силы. К входящим относятся документы, которые поступают в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы.

Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции. Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые.

Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ нужно зарегистрировать один раз — непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании , проставляет на нем отметку о поступлении. В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер.

Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами.

Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.

Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание. Входящую корреспонденцию с резолюцией уполномоченного лица передают исполнителю, а затем направляют в архив организации.

Скачать журнал. К исходящим относят документы , созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам.

Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, которые облегчают ее учет. В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения.

Скачать 5 схем-маршрутов документов в журнале. Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении, индекс по номенклатуре дел и типовой код.

Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации.

В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела. Скачать образец журнала. Оформление официальных документов — важная составляющая делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов.

Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. Состав реквизитов, используемых при оформлении официальных документов, следующий.

Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов. Товарный знак знак обслуживания регистрируют в установленном законом порядке. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля.

Укажите официальное наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа.

В бланках писем и бланках конкретных видов документов подразделений под наименованием организации. Скачать таблицу со всеми реквизитами.

Правила оформления документов регламентируют действующие нормы законодательства. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства. Правила оформления и составления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Оформление документов. Общие правила составления и оформления документов. Темы: Документооборот Документационное обеспечение Документы делопроизводства Оформление документов.

Статьи по теме Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД Пресс-релиз: как составить документ Оплата питания в командировке.

Обязательные реквизиты документов Возьмите на заметку. Образец журнала учета входящей корреспонденции Скачайте образец. Журнал учета исходящей корреспонденции Используйте в работе. Приказ об утверждении документа и дополнительных связанных с этим действиях Скачайте образец. Пример грамотного оформления приказа Используйте как образец. Важное в октябре Как погасить конфликт с шефом, чтобы не разругаться окончательно 10 перечней, которые упростят вашу работу с документами Как правильно подать чай и кофе и каких ошибок важно избегать Что вы должны знать о печатях и штампах, чтобы организовать работу с ними Работодателей обяжут открывать в компании здравпункты Уничтожать персональные данные будут по новым правилам Как предвосхищать потребности руководителя и действовать на опережение.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов.

Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Теперь акты составляйте по новым правилам. Кадровый документооборот упростят. Как учитывать расходы, подтвержденные электронным билетом. Этот отчет нужно сдать до 21 октября.

Роструд разрешил креативить в заявлениях об увольнении.

Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1)

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации Такие документы регистрируют в общем порядке. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Организация работы с документами заключается в создании условий при обработке документов, поступающих формированию информационно-поисковых систем с документами и контролю за их выполнением, хранением необходимой информации для оперативного использования, а также в подготовке документов для передачи в архив на хранение. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления создает документооборот. Порядок прохождения документов осуществляется по схемам для соответствующих документов групп документов , которые утверждаются руководителем организации. Документы, поступающие в организации, проходят первичную. Организация движения документов должна обеспечивать совместимость ручной обработки документов с применением средств вычислительной техники. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступающей в организации, осуществляется централизованно канцелярией и содержит:. Приему подлежит также и доплатна корреспонденция, оплата за которую, осуществляется на основании конвертов, где определена сумма оплаты. Корреспонденция, поступившая после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни передается в канцелярию по реестру за подписью лица, которая его приняла, не позднее 10 часов первого рабочего дня. Документы, полученные работниками организации на приеме граждан или при выезде в другие учреждения и на предприятия, передаются ими для регистрации в канцелярии первого рабочего дня с отметкой о времени и месте получения документа. Проекты нормативных актов, а также проекты других документов, поступающих на согласование, принимаются для регистрации только с экземпляром рабочей копии документа, которая после согласования остается в делах организации.

5.6. Организация работы с документами

Активировать демодоступ. В статье расскажем о правилах составления и оформления документов. Поделимся образцами важных бумаг. Дадим перечень основных реквизитов, которые придадут документах юридическую силу.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

Утилизация входящей и исходящей корреспонденции. Порядок регистрации исходящих документов

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Общие правила составления и оформления документов

Архив Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке. Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном.

Организация работы с документами

Активировать демодоступ. Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Порядок приема, регистрации корреспонденции в суде. Прием, регистрация и распределение корреспонденции. Приём корреспонденции, подаваемой нарочным, ведется:. Владивосток, ул. Светланская д.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Оформление журнала входящей корреспонденции

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. poidunakind

    Превед! Я бы хотел высказать вам искреннее соболезнование по поводу данной вашей записи… если бы вы были более принципиальным человеком, как многие ваши коллеги, у вас все выходило бы намного лучше… учитесь!

  2. eawaderob

    Ну кто его знает...

  3. Дементий

    гг..неплохо

  4. Клеопатра

    офигеть