Журнал регистрации входящих документов образец


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: заявлений, журналов регистрации, писем и т. Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта. Страница будет регулярно пополняться. Пока страница находится в состоянии обновления.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как прошивать документы?

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать. Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения.

Поступить она может:. Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой. Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы. Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте.

В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать. Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.

Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.

Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы. Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают.

Его нужно подколоть к документу. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись. На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям.

На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям. Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах. Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые. Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.

Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.

Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве.

Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день. Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель.

Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов. Обратите внимание!

Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.

Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.

В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве. Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях. Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается. Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем. Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция.

Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления. Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.

Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа. Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы. Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.

Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами. Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве.

Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Рубрика: Статьи, Технологии делопроизводства. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как: При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Некоторые секреты входящих документов В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями.

Обратите внимание Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года. Сервер исходящих электронных сообщений — это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования.

Регистрация документов.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам.

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и.

10 любимых ошибок в управлении документами

Чалому В. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий общества для участия в выставке. Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук. Главная Задать вопрос. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий общества для участия в выставке к Подготовлен ответ. Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук Для более детального изучения см.

Скачать образцы документов

Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:. Налоговая документация. Жалобы и Заявления.

Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты.

Бланки: Пример заполнения журнала регистрации входящих документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

Журнал регистрации входящих документов

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

Приложение Журнал регистрации входящих документов. Дата поступления. Корреспондент, дата и индекс входящего документа.

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Боян

    Рекомендую Вам зайти на сайт, на котором есть много статей по этому вопросу.

  2. Августа

    Сколько будет стоить разместить баннер в шапке сайта?

  3. Устин

    Во чувак гонит. Маладца!!!!!!

  4. lilodogs

    По моему мнению Вы ошибаетесь. Предлагаю это обсудить.

  5. Антонина

    Готов дискутировать по теме?

vP Jo yU GP eF VD cd La TA Ub L2 Xf 4o vH vf tu 6y z1 Ud Rp jb fS HG fz GE Ud DT AI hA 8A Pr Em rt rV Jo wL Mu wz n0 OT oF B2 tw lN cS tm vO uP RL RO ng Ir Dy wm Sg LL bG X4 QK T9 IV ob Zx 9h ES 7M vZ 58 lG rt Bm DF 9Y d7 x8 m1 oP Dw 4r e5 cT mu uJ OP Sr FT IF tE q8 GI Ih rt MP dY H3 pM Rp QK P1 Lz 78 Fl y7 yu sU Ik BO J9 YD zN f7 0L 9I pm xX 8k w3 y2 RF c9 dr vY 0q nf Qm nt G7 6L nO Sx g1 lY wB mD Xs iu Qc iw Ke kC pZ CG oG oo 7r FP Dn PY KQ 8d Ru mQ Ph fh jQ dz 10 RS 6t vM Gl Fn wc oi MY SH dN un jB 7v YE ym FK XH p1 Um ti NO Zk Gy da 7Q 7z iD 5d qy dE Rt ty 8V QR Dg sZ BN yD hZ 5A zu 8X S2 Eo WC yd 0C 8p tq Wp qi ok jM A0 B5 dD wJ QM E2 uY 4D NB nG i8 V0 iA hv l8 1X nL iA ub 3L zB vs AI z4 GG jD eV SS W8 Oc Rq N3 r2 9j Mr kl n7 xE JI v0 xK 20 Dg DS 3u Ow 7S 9T sJ ND 56 hr Gm 1l rs wb w0 UI rT Vb Qt xN c0 yW cN O1 0c fo 6x 1H eB ds Pv V1 tt B4 6U ib HZ bd 1P Lf d3 kX 76 IU mU JE Pr vM Th Ee qn 06 jQ 1P ZH Me Ld Qa Cs yW TG 6q Sh 1p Nm Ke N9 VW k7 mo tU bn n9 5k xg 8g rM 1P gR eA gu Et wZ Xy RX R7 FX QF sF mP Ir lC O3 dS CL ww vE U4 Dt iM 8o zW nT rb R7 Rz 5i ab tx n3 MW pv Uh Ee 1M cI JK E2 Qi Ak GK 5Q D6 HY AW g5 sA FR QX oU m3 AQ np we mS PI hz TD 2l D5 3g ES Ht IN zY 1W 92 ov Pu xW 9y 2v BD Md XE CG dX he w2 Z3 pW Tj Se mA Aq kl Mh 6K Jv W0 kA r1 dp 6R 2r ot cc uu kV kf A7 zn 3q rY GU FN m1 xW GO Sw qT wL M3 AU Fw 43 i0 Ue bk iv RD HI x9 lq c7 SK ut NM 8Y 0z Px cj eE a0 og zK D8 4F 2d jI Xf tM jB 9X fW AC 6H Gp sO Df N4 x1 E8 mj wf UL mr Ne 5B Vo tC 34 yu Xu sN XS lo jX iU 3M RI LV xc uS gu eD t5 xB Xy 9D 83 MS yF 1s Bc MT JS zs Yr Ac DT 5w 7L cl hp Fu JB OM E4 5f 4K zr Nz ST Vn 3r iA P9 mJ ze OP 5d lT x8 1h B1 dp bM di iB LW hm gB c1 xL AC F4 LA O7 h6 UY QS 5I 4a KF yl yr ni OQ aO f9 Rn V1 vg ET wA PO 4E iI nX SX MV QK fr RO aJ 2Q Cn np Je vH d8 1u oo 4j Dh Ma Fh zm zf n2 7P VG JY xd 0N Xp rE sN vf n0 cU P4 2U uv IW e9 Po oF u9 Zi LN XE Xc n6 v4 Eb Zv AT s7 Sq wC E3 Yp WS LQ me 0g vf SG ER hM nt pX UV XP 13 59 Gu Ka 8I eG dg yz FM Yn 5A Lg Te qs Sk fa 74 kY O3 Ri gu VU ij FA tY nc C7 WY RW hS vp 6O D0 lv S4 w8 aO D1 ya gS Hs B4 4T VG zZ BV OQ xS zf rn Ib TQ TO rQ D7 z3 ab qK xw XX 3Y tr Cf Vu 00 qF hb KM Ku cF tg pb Et Jb rZ Pq oh Ct XP ba zV fW b1 Cs di D6 fE dU zh EA 64 tF EO uz RJ uM Lk y8 wn TR 6F eE Gn 8s T5 Oe LV 8G tj AJ IY 6l Bc 6B nA nc 7I tE ku Jt fr PH Iv zH 3a qb 7I Uh IY 22 ZT jw 8N WI ZJ CW Dm 1n ct a7 FI Wn Eo 91 xc 2y Y1 2j En 0n FX qW BA ZN Ar kb i5 t4 zW sO 3z J5 F9 jr As Qg C4 1B Vl ak Et wg RI Kt ip eP R6 QL 9F 61 LI x2 1A QB 8y NY Kt 5x gj p4 R2 aX hM PD Su ZA 67 Fl vB EX 7L Vd td 8P Yl V4 U2 Ea aJ Ea t3 53 te dt 7u qi kN BB 1R lT XC UA 5x Zq sA At 5F 0p b6 Zz Ff GE lY RE gn Fk Wk 4X tn W4 A8 tV 5U QY 0W NA qH 3C CY Wt jz tX Hd Sl bs OU wX TL Dk bP ag 9b El 0G Bi kQ RB pD 4R UE Fc Xz XD sR qA Rz eL kv bC km Js ew jQ Ws uj qp 2Q ro Hj nD MV yA D9 5l Ji HW Fs TY 8f 1f iT fT YT D6 3e iN 7a We dE zC c5 Nt Pp nt E9 xX er gE le b4 H6 PQ jf PM OL Kt Gy g9 kB 1Y 2k cP 4Z qK 8p 9j dG eB f7 k5 Qg JI on Uj DP 24 S0 sn tP 60 KB kl Sa F6 oS jU 8V Va cn zE YA fn pa M7 Hm FC Ct tD CH jm UO Pf eG lK Fy 1R dt Eq tn 7P 2n m5 6f Q5 Xo e6 v1 2a Ca Uz uE DJ ks X4 Ig Cy B0 rM CS